办公耗材自己买 vs 全包给服务商：一张表算清一年到底差多少

办公室每个月都要采购耗材：硒鼓、墨盒、A4纸、色带、文件夹、订书钉。行政小姑娘每次比价、下单、收货、入库，忙得团团转。老板看着报销单直皱眉："怎么一个月耗材钱这么多？"

这事儿其实有两种做法：自己买 vs 全包给服务商。哪种划算？我做了一张表，以一个30人公司、月印量1万张为例，算给你看。

先说两种模式到底啥意思

自己买：耗材由公司行政自己在网上或店里采购，坏了自己换或者叫维修上门。全包给服务商：跟我们签"耗材全包"服务，每个月我们上门加粉、换硒鼓、补纸张、保养打印机，按张或按月付费，耗材、人工、维修全含。

一张表算清一年总账

什么情况自己买划算？

三种情况自己买更划算：第一，公司人少（10人以下）、月印量小（两三千张），全包有月费门槛，自己买反而便宜；第二，公司有专职行政或IT，采购和维护对他们来说不是负担；第三，你对耗材品牌有特殊要求（比如财务要指定型号），自己买更可控。

什么情况全包更划算？

反过来，这几种情况建议全包：第一，20人以上、月印量5000张以上的公司，全包的按张计费和自己买总成本差不多，但省心程度完全不同；第二，没有专职行政/IT的小公司，坏了硒鼓不知道找谁，全包一个电话搞定；第三，印量波动大的公司（旺季淡季差很多），按张计费比"买一箱子硒鼓放着"弹性大。

全包合同里，这几点一定要盯

不管你选哪种，签全包合同的时候，这几点写清楚：

第一，按张单价是含税价还是不含税价？发票怎么开？第二，有没有"月保底消费"？印不到也按保底收费吗？印量小的公司尤其要问。第三，黑白和彩色分别怎么算？彩色不识别（红章算彩色）这种坑要提前说好。第四，报修后几小时上门？写死。第五，用的硒鼓是原装还是兼容？兼容粉盒伤不伤机器？这些都要写进合同。

我们自己是怎么做的？

我们在天津做办公耗材和设备维保十几年，办公耗材供应、复印机租赁、打印机年维保，都是老本行。我们的规矩还是那三条：收费透明先报价再干活、师傅上门不转包、维保随叫随到。

你要是算不清自己公司该选哪种，把人数、月印量、现有设备型号告诉我们，我们免费给你出一份对比方案。值不值，你自己判断。

还有一个坑我得提醒：有些"全包"服务商给你用兼容硒鼓，便宜是便宜，但兼容粉盒颗粒粗，伤机器定影组件，用两年打印机就报废了。签合同的时候一定要问清楚：用的是原装粉还是兼容粉？兼容粉伤不伤机器？这些都要写进合同。我们公司做耗材全包，用的都是正规渠道的品牌粉盒，机器出问题我们负责——这是写进合同的。

我们在天津做办公耗材和设备维保十几年，老客户两百多家。你要是算不清自己公司该选哪种，把人数、月印量、现有设备型号告诉我们，免费给你出对比方案。

最后再说一句：办公耗材这笔钱，一年花多少是次要的，关键是"不操心"。你把这事包给我们，行政小姑娘就能省下时间干别的，这才是全包的真正价值。

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