公司复印机，租还是买？把两本账摆开算，答案其实很清楚

"复印机是租好还是买好？"这问题每个公司行政都纠结过。买一台一两万的机器，用五年，好像划算；可卡纸、换鼓、维修、耗材一摊事全得自己扛。租呢，每月交钱，心里又觉得"这钱白花"。这篇不站队，把两本账清清楚楚算一遍，你看完自己决定。

先搞清楚：你纠结的"租"，其实分两种

市面上说的"复印机租赁"，通常有两种玩法，差别很大：

• 纯机器租赁：按月或按年交租金，机器归你用，耗材、维修自己管或另算。这种模式水最深，合同里的小字多，后面容易扯皮
• 按张全包（也叫"抄表/全保服务"）：机器免费装，按实际打印张数收费（比如每张几分钱），耗材、配件、维修全含在单价里。这种模式最省心，也是现在主流

下面说的"租"，主要指第二种——按张全包。这才是真正和"买"对立的方案。

第一本账：买一台，五年总共花多少

以一台中档黑白复印机为例（打印速度25页/分钟，带输稿器、双面），购机价约8000元。算算五年的总账：

• 购机成本：8000元（一次性）
• 耗材：硒鼓约800-1500元/个，能用2-3万张；碳粉约200-300元/支，一支打1万张左右。按公司月印量1万张算，一年耗材约4000-6000元，五年约2-3万
• 维修：三年后开始出小毛病，搓纸轮、定影、传感器陆续要换，一年维修费几百到两千，五年算5000-8000元
• 配件更换：五年内大概率要换一次鼓芯、定影组件，算3000-5000元
• 折旧：五年后这台机器二手回收价基本可以忽略

粗算下来，五年总花费大约 3.5万-4.5万，还不算行政催维修、员工等打印的时间成本。买机器的账，远不止"购机价8000"那么简单。

第二本账：租一台按张全包，五年花多少

按张全包的价格，黑白机一般0.05-0.09元/张（看机型新旧和量），彩色机另算。同样按月印量1万张、单价0.06元算：

• 月费：1万张 × 0.06元 = 600元/月
• 年费：7200元/年
• 五年：约3.6万元，且耗材、配件、维修、上门服务全含，机器坏了免费换

对比就出来了：买机器五年3.5万-4.5万（还不含维修费时费心），按张全包五年约3.6万（全包、不操心）。当打印量中等偏上时，两者总成本其实差不多，但按张全包省心得多——这是很多行政算完账选租赁的原因。

什么情况更适合买？

• 月印量极小（比如几百张）：买一台几百块的小型机，比租划算，租还要月费门槛
• 公司要长期用且印量稳定，且内部有人会简单维护（换纸、清卡纸）
• 有特殊需求（如财务要特定机型、专属加密），买更可控
• 印量小、机器便宜的情况：一台1000-2000元的家用级打印机，够用就别折腾租赁

什么情况更适合租（按张全包）？

• 月印量中等偏上（5000张以上）：这个量级按张全包的总成本和买差不多，但省心程度完全不同
• 公司没有专职IT/行政人手有限：机器坏了不用自己找人，一个电话上门修
• 印量波动大（旺季淡季差很多）：按张计费，印得少就交得少，弹性大
• 想用更好的机器但不想一次性花大钱：租可以上中高速机，体验比买台低端机好

租机器，合同里必须盯住这五点

按张全包听着省心，但合同签不好照样被坑。以下五条，签之前逐字看：

1. 单价是含税还是不含税：0.06元/张是含税价还是另加税？发票怎么开？别结算时发现每张再加税点
2. 保底张数：有没有"每月最低消费"？有些合同写"月保底1万张"，印不到也按1万张收费。印量小的公司尤其要问清
3. 彩色怎么算：彩色机黑白、彩色单价不同，合同要分别写明。还有"彩色不识别"的坑——有些合同彩色按面积算，黑白的文档带个红章就算彩色页，费用翻几倍
4. 响应时间：报修后几小时上门？合同写死。有的供应商机器坏了拖三天，行政电话打爆也没用
5. 退机条件：合同到期怎么退？机器损坏的界定标准是什么？别退机时被算"人为损坏"扣押金

一个真实对比案例

河西区一家律所，二十几个律师，月印量8000张左右。之前行政在老板的要求下"买"了一台复印机，8000块，一年后开始频繁卡纸，叫维修一次上门费150起，硒鼓三个月一换，行政光协调维修就烦得不行。后来换成按张全包：0.07元/张，月费560元，机器换成了中高速的新机型，卡纸、换鼓、维修全包，坏了当天上门。行政算了一笔账：一年7200元，比之前"购机分摊+耗材+维修"一年八九千还省，而且再也没为复印机操过心。她说："早知道，第一年就该租。"

最后给你一个"一分钟决策"

• 月印量 500张以下：买台小型机，别折腾
• 月印量 500-5000张：看公司有没有人愿意管机器，有就买中低端机，没有就租
• 月印量 5000张以上：认真考虑按张全包，总成本差不多，省心一大截

天津本地复印机、打印机服务，销售、租赁、按张全包、耗材、维修都能做。机器我们按你的印量和需求推荐，绝不为了业绩硬推租赁——该买说买、该租说租，先报价再干活，收费透明，师傅上门不转包，维保随叫随到。拿不准的，可以先把公司的印量、机型需求发给我们，电话13662183743，帮你把两本账算明白再决定。打印机相关的选购和耗材问题，也可以看看我们写的打印机选型和硒鼓加粉还是换鼓。